Szerző:

Automatizálunk – azaz új könyvelőprogram kerestetik!

Erre az évre az egyik komoly célkitűzésünk a hatékonyságunk növelése.

Az év eleji üzleti tervünk elkészítésekor megvizsgáltuk az iroda működését és arra a következtetésre jutottunk, hogy ezen a területen lenne mit csiszolni. Ha szeretnéd, szívesen megosztom veled a tapasztalatainkat.

Az irodánk pillanatnyilag a klasszikus könyvelőirodai felállás szerint működik:

1., A kedves ügyfél behozza a számláit az irodába. Úgy, ahogy szeretné, nem kívánunk ezen változtatni, könyvelőiroda vagyunk, ők pedig mikro- és kisvállalkozások, akik általában a saját vállalkozásukhoz értenek, a miénk pedig nem érdekli őket.

2., A kolléganőink szétválogatják a számlákat a megfelelő szisztéma szerint, sorba rakják teljesítési idő, számlaszám, stb. szerint, majd egyenként rögzítik a könyvelőprogramunk segítségével. A gyorsabb munka érdekében rögzítés közben kontírozunk és lefűzzük a számlákat.

3., A rögzítést követően kinyomtatjuk az áfa listát és végiglapozva a számlákat, leegyeztetjük azt. Van olyan, hogy a kollegina is egyeztet, én pedig minden alkalommal ellenőrzök.

4., Az eredmény: tökéletes, pontos munka, elégedett ügyfél.

Kevés elégedett ügyfél…

Sokat ugyanis nem tudunk vállalni.

Magas díjat sem tudunk kérni. Ismered a piacot. Hiába pozicionálod jól magad és hiába ellenőrzöl le minden anyagot, ami bemegy a NAV-hoz, hatóságokhoz, ez nem nagyon érdekli a kedves ügyfelet. Neki az első szűrő még mindig a könyvelés díja.

Nekem két gyenge pontom van:

  • Nem tudok kiengedni semmit a kezemből. Amit én ellenőrzök le, az van leellenőrizve. Akkor vagyok nyugodt, ha láttam, hogy jó.
  • Meggyőződésem, hogy nem lehet hosszú távon éjjel-nappal dolgoztatni embereket egy bolondok házában, mert nem szeretnek ott dolgozni. Ha pedig nem szereti a kollegina a munkáját, akkor el fog menni máshová, én meg kereshetek mást. Ha nem szeret ott dolgozni és nem megy el, annál rosszabb…

Ha megnézed, itt elég szűk a keresztmetszet. Rögtön kijön, hogy ha nem tudok sok ügyfelet vállalni – mert kevesen nem tudjuk megcsinálni, sok munkatársat meg nem tudunk felvenni az ügyfelek által megfizetni kívánt könyvelési díjakból -, akkor nem éri meg könyvelőirodát vezetni.

Így nem is. Itt a városban is sokan bezárnak, abbahagyják, elmennek máshová dolgozni, stb.

Csakhogy én szeretem ezt az életformát és imádok vállalkozni. Meg kell oldanunk.

Megvan tehát az ez évi cél.

Meggyőződésem, hogy ha az ember eltervez valamit és az összecseng az ő feladatával, akkor az élet “összezár” körülötte. Nincs tehát nehéz dolgom, csak cselekednem kell.

Mostanában – nem véletlenül, mert ugye véletlenek nincsenek – sokszor futok bele az automatizálásokba. Nemrég például megkerestek azzal, hogy mondjam el, mit gondolok arról, hogy a könyvelőket a digitalizáció kiszorítja a piacról. Elmondtam… de nem ez a lényeg, hanem az, hogy ezzel kapcsolatban elkezdtem utána nézni a programoknak és rájöttem, hogy ez a megoldás a fenn vázolt problémámra.

Automatizmusokkal ugyanis kevesebb munka hárul a munkatársaimra és ezzel együtt rám is! Ha kevesebb a munka, akkor több ügyfelet tudok vállalni. Ha több ügyfelet vállalok, akkor pedig nyilván nő a profitom és a munkatársaim fizetése.

Szóval ez az új irány!

12 éve dolgozom Rlb könyvelőprogrammal és a mai napig ezt javasoltam mindenkinek, aki programot keresett. Nem értettem, miért fizetnek mások többet egy programért, amikor az Rlb-vel mindent tökéletesen meg lehet oldani. Pillanatnyilag a béta verziót használjuk, amiben még gazdasági eseményt is lehet előre rögzíteni és ez hihetetlenül meggyorsította a munkánkat. A rögzített gazdasági eseményt ugyanis egy gombnyomásra lekönyveli.

A kutatásaim során azonban lassan kezdek rájönni, hogy mit is kellene tudnia manapság egy könyvelőprogramnak…

Ma a QualitySoft integrált rendszerével ismerkedtem meg.

Elmondom neked, hogy mire jutottam.

  • A program tudja a számlázó programokból előállított fájlok automatikus beolvasását. Ügyfél tehát elküldni a számlázójából kinyert fájlt és a program beolvassa, lekönyveli. (Ezt az Rlb is tudja.)
  • Billcity (vele holnap ismerkedünk meg közelebbről) segítségével be lehet olvastatni az ügyfél összes beérkező számláját – legyen az készpénzes vagy átutalásos -, itt is készül egy fájl, amit egy gombnyomással beimportál és így a számlákat lekönyveli a rendszer a megfelelő helyre. (Ezt is tudja az Rlb.)
  • A legnagyobb döbbenet nekem mégis a bankszámla kivonat könyvelése volt – mert ilyet még nem láttam közelről. Az ügyfél az elektronikus bankjából kinyer egy fájlt, amit elküld nekem és én azt a QualitySoft-tal beolvastatom. Importálja a bankszámlakivonaton lévő adatokat és lekönyveli a rajta lévő gazdasági eseményeket. Mégpedig a legkézenfekvőbb egyezőséggel: a bankszámla számok alapján. Mert az mindig van egy bankszámla kivonaton. Pl. ha a bérprogramba (mert a bérprogram is be van integrálva a rendszerbe) Molnár Judit bankszámla száma rögzítve van, akkor felismeri és az arra a bankszámla számra küldött összeget automatikusan rákönyveli a 471-re.

Nekem van olyan ügyfelem, akinek 35 oldalas bankszámla kivonata van. Az itt könyvelve van 1 perc tört része alatt…

A rendszer folyamatosan tanul, lehet őt tanítani, megjegyzésre is könyvel, pl. ha a a bankszámla kivonaton egy utalásnál szerepel a “díj, jutalék” megjegyzés, akkor beállíthatjuk, hogy könyvelje 532-re.

Színekkel jelzi, ha egy-egy tételt nem ismert fel, vagy gond van vele, ott javíthatunk.

Azt nem tudom, hogy a Billcity mit kezd a bankszámla kivonatokkal, holnap majd kiderül. Addig is nekem nagyon meggyőző volt ez a bemutató.

  • A bérfeladás is automatikus, ezt mondjuk az Rlb is tudja.

Természetesen nem véletlenül használjuk az Rlb-t, nagyon meggyőző az ára. Nem könnyű könyvelőprogramot váltani, hiszen egyrészt nem szívesen fektetünk be újra, ha egyet már megvettünk, másrészt pedig év közben nem egyszerű az átállás.

A QualitySoft egyébként ezt is tökéletesen megoldotta, képes bármilyen programból átvenni minden addig lekönyvelt adatot és azonnal lehet folytatni a munkát ott, ahol abbahagytuk.

Megfigyelted, hogy miről szól a dolog? Semmit nem könyveltünk kézzel. Minden automatikus. Azonban mindenbe bele lehet nyúlni, mindent egy egyszerű táblázatban látsz és az esetleges átkönyvelések lehetnek egyben az ellenőrzés folyamatának részei is. A könyvelés kiesett és csak egy ellenőrzés maradt.

Tájékozódom még és ígérem, mindenről beszámolok!

 

 

50 Találatok: “Automatizálunk – azaz új könyvelőprogram kerestetik!

  1. It’s a pity you don’t have a donate button! I’d certainly donate to this outstanding
    blog! I suppose for now i’ll settle for bookmarking and adding your RSS feed to my Google
    account. I look forward to brand new updates and
    will share this site with my Facebook group. Talk soon!

  2. Pingback: sex ed

  3. I do not even know how I stopped up here, but I assumed this publish used
    to be good. I do not recognize who you might be however certainly you are going
    to a famous blogger when you aren’t already. Cheers!

  4. Its like you learn my thoughts! You seem to grasp a lot approximately this, such as you wrote the ebook in it or something.

    I think that you simply could do with some percent to pressure the message home a little bit, but instead of that, this is great blog.
    A fantastic read. I will definitely be back.

  5. When someone writes an article he/she maintains the idea of a user in his/her brain that how a user can know it.
    Thus that’s why this piece of writing is great.
    Thanks!

  6. Wow that was unusual. I just wrote an very long comment but after I clicked submit my comment didn’t
    show up. Grrrr… well I’m not writing all that over again.
    Anyways, just wanted to say fantastic blog!

  7. Pingback: blogcaodep.com

  8. I was curious if you ever considered changing the layout
    of your site? Its very well written; I love what youve got to
    say. But maybe you could a little more in the way
    of content so people could connect with it better. Youve got an awful lot of text for only
    having 1 or two pictures. Maybe you could space it out better?

  9. Pingback: amazon products

  10. Pingback: largest online vapor store

  11. Pingback: tabakvervanger

  12. excellent issues altogether, you simply won a new reader.
    What would you recommend in regards to your put up that you made a few days ago?

    Any certain?

  13. Pingback: solar fan price in pakistan

  14. Pingback: Gerüstbau

  15. I’ve been surfing online greater than three hours
    as of late, yet I by no means found any fascinating
    article like yours. It’s lovely price enough for me.
    In my view, if all webmasters and bloggers made
    good content as you did, the web might be much
    more useful than ever before.

  16. Pingback: yout

  17. Pingback: tablet klor

  18. Pingback: havuz kimyasallarý

  19. And right now one faithful day my spirit drag me to open the internet
    and I search and see this man and seeing this man I no is
    the Gods doing so I decide to talk with him about my problems and he
    told me he can help me at. viagra generic generic viagra
    reviews

  20. Pingback: capath.vn

  21. Pingback: sweetiehouse.vn

  22. Pingback: Pomsky Puppies For Sale

  23. Pingback: 308 sniper rifle for sale

  24. I know this if off topic but I’m looking into starting my own blog and was wondering what all
    is needed to get set up? I’m assuming having a blog like yours would cost a pretty penny?

    I’m not very web smart so I’m not 100% positive. Any
    tips or advice would be greatly appreciated.
    Thanks

  25. Pingback: Buy Heroin Online

  26. Pingback: Computer reparatur bubikon

  27. It’s actually a nice and useful piece of information. I’m
    glad that you just shared this helpful info with us.
    Please stay us informed like this. Thank you for
    sharing.

  28. I have read so many content regarding the blogger lovers except
    this post is in fact a good post, keep it up.

  29. Pingback: Glock 33

  30. Everything is very open with a really clear clarification of the challenges.
    It was definitely informative. Your website is very useful.

    Thank you for sharing!

  31. Pingback: Magic Mush Rooms

  32. I am curious to find out what blog system you are using?
    I’m having some small security problems with my latest
    website and I would like to find something more secure.
    Do you have any solutions?

  33. Pingback: tabby kittens for sale near me

  34. I really love your site.. Great colors & theme. Did you create
    this site yourself? Please reply back as I’m trying to create my own blog and would love to know where you got
    this from or what the theme is named. Kudos!

  35. Pingback: REAL COUNTERFEIT MONEY FOR SALE ONLINE

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé.